انواع حساب معین

نکته : حساب تفصیل شناور: حسابهای تفصیلی که در سیستم کدینگ تعریف می شوند؛ فقط مرتبط به یک معین هستند ولی حسابهای تفصیل شناور، می توانند به بیش از یک حساب معین متصل باشند که به صورت درختی نمایش داده نمی شوند.

انواع حساب معین

در مقاله ی قبل با مفهوم حساب و ماهیت حساب ها آشنا شدید. در این مقاله قصد داریم تا شما را با کدینگ حسابداری و نحوه ی کدگذاری آن آشنا کنیم. به لطف نرم افزارهای آنلاین حسابداری راه اندازی کدینگ مناسب با کسب و کارتان کاری ساده است. برای آموزش نحوه ی کدگذاری و دریافت یک نمونه از کدینگ حسابداری با لایواکانتینگ همراه شوید.

کدینگ حسابداری یا سرفصل حساب چیست؟

لیستی از حساب های موجود برای ذخیره ی ورودی در یک سیستم حسابداری را کدینگ حسابداری (به انگلیسی: chart of accounts) می گویند. کدینگ حسابداری شامل حساب های ترازنامه ای (دارایی، بدهی؛ حقوق صاحبان سهام) و حساب های سود و زیان (درآمد؛ هزینه؛ سود و زیان) می باشد. سرفصل حسابداری می تواند توسعه پیدا کند تا پاسخگوی عملیات های کسب وکار باشد، بنابراین کدینگ حسابداری یک لیست ثابت و غیرقابل تغییر نیست و می توان مطابق با نیازهای شرکت؛ به آن حساب هایی را اضافه نمود. نوع کسب و کار و پیچیدگی معاملات نقش بسزایی در کدینگ حسابداری دارد. با داشتن یک کدینگ استاندارد؛ تهیه انواع گزارشات مالی امکان پذیر می گردد.

این لیست معمولا به صورت درختی تهیه می شود و 4 لایه (سطح) دارد:

1. گروه حساب : این سطح گروه های ترازنامه ای و سرفصلهای سود و زیان است. دارایی‌های جاری و غیر جاری، بدهی‌های جاری و غیر جاری، درآمدها، هزینه‌ها و حقوق صاحبان سرمایه و ذینفعان در این سطح تعریف می شود. این سطح معمولا با عدد یک و یا دو رقمی کدگذاری می شود. به عنوان مثال گروه حساب "دارایی های جاری"، کد 1 را به خود اختصاص می دهد.

2. حساب کل : حساب های مالی در این سطح تعریف می شود که به طور معمول نیازها و فعالیت های بنگاه از عوامل تاثیرگذار تقسیم هر گروه حساب به حساب کل می باشد. در این لایه کد حساب، به طور معمول دو یا سه رقمی تعریف می شوند. به عنوان مثال برای "موجودی نقد و بانک" کد 01 در نظر گرفته می شود و با قراردادن کد گروه حساب آن؛ کد 101 به آن اختصاص داده می شود.

3. حساب معین : حساب های کل تعریف شده در این لایه به انواع حساب معین حساب های جزئی تری به نام حساب معین تقسیم بندی می شوند که به آن حساب معین گفته می شود.هر خصوصیتی که حساب کل دارد؛ به حساب های معین مربوطه نیز منتقل می شود. به عنوان مثال اگر ماهیت حساب کل بدهکار باشد، کلیه ی حساب های معین آن نیز بدهکار هستند. کد های این سطح به صورت دو رقمی تعریف می گردد. برای مثال حساب معین صندوق ریالی کد 01 را به خود اختصاص می دهد که با قرار دادن کد گروه حساب و حساب کل به صورت 10101 نوشته می انواع حساب معین شود. به این نوع کدگذاری, کدینگ سریالی گفته می شود.

4 حساب تفصیل : حساب های معین برای طبقه بندی و شناسایی راحتتر حسابها به حساب های جزئی تری به نام حساب تفصیل تقسیم می شوند . در حساب های تفصیل اشخاص حقیقی و حقوقی، هر یک دارای یک حساب تفصیل یکتا با کد مشخص می باشند.

نکته : حساب تفصیل شناور: حسابهای تفصیلی که در سیستم کدینگ تعریف می شوند؛ فقط مرتبط به یک معین هستند ولی حسابهای تفصیل شناور، می توانند به بیش از یک حساب معین متصل باشند که به صورت درختی نمایش داده نمی شوند.

نکته: برخی از نرم افزارهای حسابداری؛ علاوه بر دارا بودن حساب های تفصیل شناور؛ تا چندین سطح تفصیل را پشتیبانی می کنند. برای مشاهده دمو همین حالا اقدام کنید.

انواع کدینگ حسابداری

علاوه بر روش ذکر شده در بالا (سریالی)، کدگذاری حسابها در سرفصل حسابداری می تواند به شیوه های مختلفی صورت پذیرد و در آن از اعداد و ارقام استفاده شود. در صورتی که از حروف اول حسابها استفاده شود؛ به آن کدینگ حفظی گفته می شود. به عنوان مثال ب.ج که حروف اول بدهی جاری هستند. در صورتی که کدینگ فقط مربوط به یک دوره مالی باشد، به آن کدینگ توده ای گفته می شود.

نمونه کدینگ حسابداری

در ادامه یک نمونه از کدینگ حسابداری تا سطح معین ارائه شده است. همانطور که در بالا بدان اشاره شد؛ این کدینگ در بنگاه های مختلف متفاوت است و کاملا به نوع فعالیت و پیچیدگی عملیات ها بستگی دارد.

سطوح حسابها در حسابداری

چند سطح حساب لازم است؟ یکی از سوالات حسابداران و مدیران شرکتها هنگام تهیه نرم افزار حسابداری تعداد سطوح حساب و نحوه تعریف کد حسابداری است.

عموماً حسابداران ۴ لایه و یا سطح را برای اغلب شرکت‌ها تعریف می‌کنند. این ۴ سطح عبارتند از:

1. لایه گروه حساب‌های شرکت : حسابداران به منظور کدبندی در این سطح از گروه‌های ترازنامه و سرفصل‌های مهم سود و زیان استفاده می‌کنند. دارایی‌های جاری و غیر جاری، بدهی‌های جاری و غیر جاری، درآمدها، هزینه‌ها و حقوق سرمایه داران از جمله حساب‌های موجود در یک شرکت است.
2. لایه حساب‌های کل در شرکت : این لایه با توجه به سرفصل‌های صورت‌ حساب های مالی تعریف می‌گردد. فعالیت‌ها و نیازهای یک موسسه از عوامل اصلی تقسیم هر گروه حساب به اجزای کوچک‌تر است که در اصطلاح به آن حساب کل گفته می‌شود.
3. لایه حساب‌های معین موجود در شرکت : حسابداران برای تعریف این لایه، حساب‌های کل را به سطوح کوچکتری تقسیم می‌کنند که در اصطلاح حسابداری به آن سطح، حساب‌های معین گفته می‌شود.
4. لایه حساب‌های تفضیلی موجود در شرکت : حسابداران به منظور کدینگ حساب‌ها، لایه حساب‌های معین را به سطوح کوچکتری با عنوان حساب‌های تفضیلی تقسیم می‌نمایند.

بطور کلی سطوح حساب به دو دسته کلی تقسیم می شوند سطح حساب اجباری و سطح حساب اختیاری.

سطح حساب اجباری
این سطوح باید حتما در سیستم حسابداری تعریف شوند، حساب کل مهمترین سطح حساب است و در تمام کدینگ های حسابداری وجود دارد. هیچ سیستم مالی دستی و یا کامپیوتری وجود ندارد که حساب کل در آن تعریف نشده باشد. سطح دیگر حساب که اجباری می باشد حساب معین است. برای نگهداری دقیق حسابها چه در سیستم دستی و چه در حسابداری کامپیوتری شما نیاز به تعریف حساب معین دارید با توجه به اینکه در سیستم دستی نگارش و کنترل حسابها در سطوح مختلف زمانبر می باشد معمولا از همین دو سطح حساب انواع حساب معین استفاده می شود

سطح حساب اختیاری
معمولا به سطوح اختیاری حساب سطح تفصیلی گفته می شود.

گروه حساب
در بسیاری از سیستم های حسابداری یک سطح حساب بالاتر از حساب کل تعریف می شود. اصطلاحا به این سطح گروه حساب می گویند گروه حساب ماهیت کلی حسابها را مشخص می کند. شاید خیلی معمول نباشد که به گروه حساب سطح حساب گفت اما تعریف گروه انواع حساب معین حساب کمک می کند تا گزارشاتی مانند تراز آزمایشی را خلاصه تر و در یک صفحه مشاهده کرد.همیشه چینش کدینگ به عنوان مهمترین قسمتها در حسابداری در نظر گرفته شده است. جایی که در آن می توان با استفاده از بکارگیری سطوح، یک ترکیب درست برای صدور اسناد استفاده نمود. با استفاده از سطوح می توان طوری حسابها را معرفی نمود که نهایتاً بتوان گزارش های متنوعی را گرفت. البته برای این منظور نیاز به نرم افزاری قوی و کاربردی بوده که علاوه بر در اختیار گذاشتن سطوح متنوع بتواند گزارشات زیادی نیز در مورد این سطح ها بدهد.

دفاتر قانونی حسابداری چیست ؟

طبق قانون تجارت، صاحبان هر بنگاه اقتصادی و کسب و کار (به استثنای کسبه جزء)، می بایست کلیه رویدادهای مالی خود را پس از ثبت در اسناد حسابداری و تایید آنها توسط مدیریت، در محل مناسبی که قانون تعیین کرده است (طبق ماده 6 قانون تجارت) ثبت و نگهداری کنند؛ این دفاتر موسوم به دفاتر قانونی حسابداری بوده و نامیده می شوند.

این دفاتر به صورت پلمب بوده ( که به همین علت به آنها دفاتر پلمب نیز گفته می شود ) و دقت در صحت و درستی موارد درج شده در این دفاتر اهمیت بالایی دارد و نباید هیچ گونه خطا و اشتباهی در آنها وجود داشته باشد. شایان ذکر است عدم دریافت دفاتر قانونی ، تکمیل و یا ارائه این دفاتر باعث جریمه شدن شرکت خواهد شد، حتی اگر شرکت و یا کسب و کار، فعالیتی هم نداشته و ندارد، باید جهت اعلام عدم فعالیت خود به سازمان امور مالیاتی، دفاتر قانونی پلمب شده خود را پس از دریافت ، به صورت سفید و یا خام به حوزه مالیاتی خود ارائه و تسلیم نماید.

اما دفاتر قانونی یا دفاتر حسابداری کدام ها هستند:

طبق ماده 6 قانون تجارت، دفاتر قانونی عبارتند از:
1- دفتر روزنامه
2- دفتر کل
3- دفتر دارایی
4- دفتر کپیه

در حال حاضر نیازی به داشتن " دفتر دارایی و دفتر کپیه " نیست و فقط از دفتر روزنامه و کل استفاده می‎شود.

این دفاتر به طور کلی به دو نوع دفاتر رسمی و دفاتر غیررسمی تقسیم می شوند:

دفاتر قانونی و رسمی : دفتر روزنامه و دفتر کل (بر حسب کارکرد 50-100-150برگی )
دفاتر غیررسمی / دفاتر کمکی : دفتر معین ( جزء دفاتر قانونی بوده انواع حساب معین اما غیررسمی می باشد )

دفتر روزنامه چیست؟

دفتر روزنامه دفتری است که کلیه رویدادهای مالی شرکت ها و موسسات اقتصادی به ترتیب تاریخ و شماره در آن ثبت می شود. در دفتر روزنامه جزئیاتی از قبیل بدهکار، بستانکار، شماره سند، شرح مختصر رویداد مالی و. نوشته می شود.

آیا دفتر روزنامه خود انواع مختلفی دارد ؟ جواب : بله !

1- دفتر روزنامه عمومی : تمامی معاملات و عملیات های مالی در آن ثبت می شوند .
2- دفتر روزنامه اختصاصی : دفتری است که به تفکیک نوع معامله ( معامله خاص ) مورد استفاده قرار می گیرد انواع حساب معین و در آن ثبت می شود. مانند: دفتر روزنامه خرید ، دفتر روزنامه برای عملیات های مالی فروش ، دفتر روزنامه پرداخت های غیر نقدی و چک ، دفتر روزنامه پرداخت های نقدی و.

دفتر کل چیست ؟

دفتر کل دفتری است که تمام عملیات های مالی ثبت شده در دفتر روزنامه به آن منتقل می شود. با توجه به ماهیت دفتر روزنامه و نیز روش ثبت اطلاعات در آن، امکان تهیه صورت های مالی میسر نیست، اما با توجه به نحوه نگارش دفاتر کل ، می توان صورت های مالی و مانده حساب ها را از آن استخراج نمود. در دفتر کل برای هر حساب به طور جداگانه یک صفحه وجود دارد، لذا دفتر کل ، دفتری است که در آن حساب ها به تفکیک نگهداری می شوند. همچنین کلیه حساب های دفتر روزنامه باید تا پایان هر ماه و یا حداکثر پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شوند.
لازم بذکر است در دفتر کل ، جزئیاتی مانند شماره ، تاریخ ، بدهکار ، بستانکار و مانده نوشته می شود و نیز ستونی به نام " تشخیص " هم وجود دارد که ماهیت مانده حساب به صورت بدهکار یا بستانکار در آن ثبت می شود. (برای مانده گیری هر حساب کافی است که جمع بدهکار و بستانکار هر حساب را از یکدیگر کسر کنیم).

دفتر دارایی چیست ؟

دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول، غیرمنقول، دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز و به ترتیب در آن دفتر ثبت و نگهداری کند.

دفتر کپیه چیست ؟

دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و فاکتورهای صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت و نگهداری کند.

دفتر معین چیست ؟

دفتر معین دفتری است که حساب های دفتر کل را به صورت مجزا در آن ثبت و نگهداری می کنند. کار این دفاتر معین این است که گاهی نمی شود اطلاعات دقیق و جزیی حساب ها را از دفتر کل استخراج نمود، لذا با ثبت این حساب ها در دفاتر معین، این کار ساده تر و راحت تر انجام می پذیرد.

انواع دفتر معین :

دفتر معین بانک ، دفتر معین حساب های پرداختنی ، دفتر معین حساب های دریافتنی ، دفتر معین اموال و.

شاین ذکر است، امروزه با استفاده از نرم افزارهای مالی و ثبت اسناد حسابداری در آنها، بر اساس اطلاعات وارده که همان اسناد حسابداری هستند، می توان با یک گزارش گیری ساده، در کوتاه ترین زمان ممکن کلیه اطاعات لازم جهت وارد کردن در دفاتر قانونی روزنامه و کل را بدست آورد و وارد دفاتر نمود.

چه زمانی باید جهت اخذ دفاتر قانونی / دفاتر حسابداری اقدام نمود :

اگر می انواع حساب معین خواهید دچار جریمه و معظل نشوید، حتما باید برای دریافت دفاتر پلمب شده هر سال مالی، سال قبل از آن و پیش از شروع سال مالی جدید، نسبت به دریافت دفاتر قانونی پلمب شده خود اقدام کنید. ضمنا چنانچه پیش از اینکه سال مالی جاری پایان یابد، صفحات دفاتر قانونی شما به اتمام برسد نیز می توانید اقدام به دریافت دفاتر نمایید.

چرا باید دفاتر روزنامه و کل را تهیه و نگهداری نمود ؟

همانطور که اشاره گردید کلیه صاحبان بنگاه های اقتصادی (مجموع اشخاص حقیق و حقوقی که مشغول به کسب و کار هستند) باید دارای دفتر روزنامه و دفتر کل باشند علت اصلی آن در واقع می تواند موارد ذیل باشد :

1- وضعیت هر یک از حساب ها از نظر بدهکاری ، انواع حساب معین بستانکاری و مانده حساب ها را نشان می دهد.
2- سند رسمی برای کاهش اشتباهات حسابداری در خصوص عدم ثبت معاملات و رویدادهای مالی و یا ثبت تکراری آنها و چک کردن آنها بر اساس نیاز می باشد .
3- دفاتر قانونی روزنامه و کل ، کلیه جزئیات مربوط به یک رویداد مالی اعم از تاریخ، مقدار معامله، نام طرف حساب، بدهکاری و بستانکاری را نشان می دهند
4- اطلاعات مالی را به ترتیب تاریخ طبقه بندی کرده و دسترسی های بعدی به آنها را راحت می کند.

برخی از دلایلی که باعث رد دفاتر قانونی می شوند به اختصار به شرح زیر می باشند :

هرگاه دفاتر قانونی به دلیل منطبق نبودن و یا رعایت نکردن الزامات قانونی در تهیه، تحریر و یا انجام اصلاحات ؛ از نظر کارشناس مالیاتی تایید نگردد و آن دفاتر را نپذیرد، اصطلاحا به آن " رد دفاتر " گفته می شود.

* استفاده از دفاتر سال های قبل
* ثبت هرگونه اطلاعات غیر واقعی
* ثبت نکردن فعالیت های مربوط به شعب یا شعبه شرکت
* عدم ثبت یک یا چند فعالیت
* تراشیدن، پاک کردن، محو کردن و مخدوش کردن مندرجات
* درصورتی که دفاتر از پلمب خارج شده و فاقد یک یا چند برگ باشد
* صفحات بیش از حد سفید گذاشته شده و سفید ماندن تمام صفحات به منظور سوء استفاده (چنانچه سفید ماندن جهت ثبت تراز افتتاحی باشد موجب رد دفاتر نخواهد بود و همچنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر در آخر هر روز یا هر هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللی وارد نمی آورد)

این نکته نیز شایان ذکر است که " عدم ارائه دفاتر قانونی ، جریمه ای معادل 20% مالیات و در صورت رد دفاتر نیز، جریمه ای معادل 10% مالیات منظور خواهد شد ! "

حساب‌ تفصیلی چیست؟

حساب تفصیلی: تفصیل در واقع به معنای تفکیک یک حساب به زیر مجموعه های مختلف برای تهیه و دسترسی به گزارشات دقیق تر است. دو روش جهت تعریف حساب های تفصیلی وجود دارد.

استفاده از حساب تفصیلی شناور و روش دوم استفاده از حساب تفصیلی غیر شناور

حساب‌ تفصیلی غیر شناور و شناور:

در روش تفصیلی غیر شناور به یک حساب تفصیلی چندین کد اختصاص داده می شود. اما در حساب تفصیلی انواع حساب معین شناور به هرحساب‌ تفصیلی یک کد اختصاص داده می شود. که از نام های دیگر حساب‌ تفصیلی شناور می توان به تفصیلی یکتا هم اشاره

کرد. از مزایای روش استفاده از حساب تفصیلی شناور میتوان به ثبت و صدور اسناد با سرعت بیشتر و تعریف کدینگ برای حسابها اشاره کرد. در صورتی که کدینگ حسابداری در تفصیلی غیر شناور موجب سردرگمی خواهد شد.

حساب‌تفصیلی شناور:

در حساب تفصیلی شناور، هر حساب تفصیلی به طور مستقل تعریف می شود و در هنگام ثبت سند حسابداری نیز سطح معین و تفصیلی به صورت جدا درج می گردد. همچنین یک کد واحد برای هر تفصیل خواهیم داشت به دلیل آن که این حساب می تواند

با چند حساب معین در ارتباط باشد به آن تفضیلی شناور میگویند.

از معایب این روش پیچیدگی تعریف حساب‌ها می باشد. که در مقابل امکاناتی که در اختیار ما می‌گذارد قابل چشم‌پوشی است.
ویژگی این روش گزارش‌گیری بسیار دقیق و عالی آن است. شما انواع حساب معین می‌توانید گردش و تراز هر حساب‌ تفصیلی را در یک معین مشخص یا در تمامی معین‌ها، به صورت سرجمع یا به تفکیک براحتی گزارش‌گیری نمایید.

نرم‌افزار حسابداری ابری داریک به شما امکان تهیه انواع گزارش حسابداری و صورت های مالی در سطح های معین، تفضیلی و کل را با چند کلیک ساده قرار می دهد.

معرفی حساب برداشت در نرم افزار حسابداری پارمیس

در حسابداری، حساب های می توانند انواع مختلفی داشته باشند و به نسبت نوع فعالیت هر فرد، چه یک فرد عادی و چه صاحبان کسب و کارهای مختلف، انواع حساب انواع حساب معین ها می توانند با نام های متفاوت اما با رعایت استاندارد حسابداری و کدینگ حسابداری تعریف شوند. مانند حساب های هزینه پوشاک، ایاب و ذهاب و یا حساب های درآمد حقوق، سود سرمایه، هدایا و …

حساب ها در حسابداری به طور کلی دارای انواع دائمی و موقت هستند و تمامی حساب هایی که ایجاد می کنیم زیر مجموعه ای از این دو نوع حساب می باشند. علاوه بر این، ماهیت حساب ها نیز به طور کلی می تواند بدهکار یا بستانکار و یا هر دوی این موارد باشد.

در این بخش قصد داریم حساب برداشت که زیر مجموعه ای از حساب های موقت در حسابداری می باشد را شرح دهیم و نحوه تعریف یک حساب برداشت را در نرم افزار حسابداری پارمیس پلاس به صورت تصویری بیان کنیم.

تعریف:حساب برداشت يک حساب کاهنده سرمايه است که براي برداشت هاي شخصي مديران استفاده مي شود.

نحوه تعريف حساب برداشت در نرم افزار حسابداري پارميس پلاس به صورت زير مي باشد:

گام اول:وارد منوي حسابداري شده و روي حساب کل کليک مي کنيم. يک رقم به آخرين کدي که براي گروه سرمايه داريم اضافه مي کنيم. نام حساب را ” برداشت ” تايپ مي کنيم و ماهيت را بدهکار انتخاب مي کنيم سپس روي اضافه کليک مي کنيم.

گام دوم: روي حساب کل برداشت دوبار کليک انواع حساب معین مي کنيم تا پنجره حساب معين برداشت باز شود سپس کد معين را به صورت دو رقم اول کد کل و دو رقم بعدي کد معين که از 01 شروع مي شود وارد مي کنيم. نام حساب معين را به عنوان مثال «برداشت مدير 1» وارد مي کنيم و ماهيت را بدهکار طي دوره انتخاب کرده سپس روي اضافه کليک مي کنيم.

گام سوم:بعد از معرفي حساب برداشت بايد فيش پرداخت را ثبت کنيم. براي اين مرحله روي فيش صندوق کليک مي کنيم و نوع فيش را پرداخت مي گذاريم و حساب برداشت مدير 1 را انتخاب مي کنيم مبلغ را وارد مي کنيم سپس روي ثبت کليک مي کنيم.
مراحل فوق را می توانید به صورت تصویری در عکس زير مشاهده نمایید.